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採用工数を削減|候補者体験を引き上げる「採用管理システム(ATS)」とは

採用担当者にとって、採用プロセスの効率化は大きな課題です。例えば、応募者のデータをスプレッドシートで手動管理している場合、データの漏れや重複が発生しやすく、面接日程の調整においても関係者間のやり取りが煩雑になることがあります。また、進捗状況の把握が難しいため、優秀な候補者への対応が遅れ、採用機会を逃すリスクも伴います。候補者体験(採用CX)※が重要視される中では致命的です。

この記事では、採用管理システム(ATS: Applicant Tracking System|応募者追跡システムの略)の基本からメリット・デメリットまでを詳しく解説し、採用業務の改善に役立つ知識を提供します。

※ 候補者体験(採用CX: Candidate Experience)とは:採用候補者(求職者)から自社を選んでもらうために、採用にいたるまでの一連のプロセスの中で「この企業に応募してよかった」と思ってもらえるような価値提供を行うことを指します。

採用管理システム(ATS)とは?

採用管理システム(ATS)は、採用プロセス全体を管理・効率化するためのソフトウェアです。

例えば、中小企業では応募者情報の一元管理や面接スケジュールの調整といった業務が効率化され、大企業では膨大な応募者データを分析して戦略的な採用計画を立てる用途に活用されています。
具体的な例として、ある企業では手作業で行っていた候補者データの管理をATSに切り替えることで、入力ミスを削減し、対応スピードを向上させる効果を得るなど、応募者情報の一元管理、選考フローの可視化、採用活動のデータ分析など、さまざまな機能を備えており、これらを駆使することで、手作業の業務を削減し、より戦略的な採用活動を実現しています。

なぜ採用管理システム(ATS)の導入が増えているのか?

採用管理システムの導入が進む背景には、いくつかの要因があります。

採用競争の激化

優秀な人材を確保するためには、迅速かつ効果的な採用プロセスが求められています。ATSは選考のスピードアップやデータ分析を通じて競争力を高めます。

テクノロジーの進化

クラウドベースのシステムやAIを活用した分析ツールが普及し、中小企業でも手軽に高度な採用管理を実現できるようになりました。

働き方改革や法令遵守の必要性

採用業務の効率化は、長時間労働の削減や法令遵守の観点からも重要です。ATSはこれらの課題解決に役立ちます。

リモート採用の拡大

パンデミックを契機にリモート面接やオンライン選考が普及し、デジタル化が採用活動の主流となっています。

まず、優秀な人材を確保するための競争が激化しており、迅速かつ効果的な採用プロセスが必要とされています。ATSは選考のスピードアップやデータ分析を通じて、この競争力を高める手段として注目されています。また、クラウド技術やAIなどのテクノロジーの進化により、中小企業でも手軽に高度な採用管理が実現できるようになりました。
さらに、働き方改革や法令遵守の必要性が高まっていることも、ATSの重要性を押し上げています。採用業務の効率化は長時間労働の削減に寄与し、個人情報保護や雇用法令の遵守にも役立ちます。そして、パンデミックを契機にリモート面接やオンライン選考が普及したことで、採用活動のデジタル化が急速に進展しています。これらの変化に対応するため、多くの企業がATSの導入を検討しています。

採用管理システム(ATS)の基本機能

応募者情報の一元管理

応募者の履歴書や職務経歴書、面接メモなどを一か所で管理でき、過去の応募者データも簡単に検索・参照可能。

選考フローの可視化

各応募者の選考状況(書類選考、面接、内定など)をリアルタイムで追跡。採用プロセス上のボトルネック(歩留まり)を特定し、迅速な対応が可能。

面接スケジューリング

候補者と面接官のスケジュールを自動で調整。日程調整のやり取りを簡略化。

求人広告の管理

サービスによっては複数の求人媒体への広告掲載を一括で管理。広告の効果測定や改善が容易に。

データ分析機能

応募者数、選考通過率、採用までの期間などを分析。データに基づいた採用戦略の立案が可能。

採用管理システムには、多岐にわたる基本機能が搭載されています。まず、応募者情報の一元管理が可能です。履歴書や職務経歴書、面接メモといった応募者データを一か所に集約することで、過去の応募者情報も簡単に検索・参照できます。また、選考フローの可視化を実現し、書類選考、面接、内定といった各プロセスの進捗状況をリアルタイムで把握することができます。これにより、ボトルネックの特定や迅速な対応が可能になります。

さらに、面接スケジュールの調整機能もATSの重要なポイントです。候補者と面接官のスケジュールを自動で調整することで、やり取りの手間を大幅に削減できます。求人広告の管理機能では、複数の求人媒体への広告掲載を一括で管理し、その効果を測定して改善を図ることができます。そして、データ分析機能を活用することで、応募者数や選考通過率、採用までの期間といった指標を分析し、データに基づいた採用戦略を立案することが可能です。

採用管理システム(ATS)のメリット・デメリット

採用管理システム(ATS)のメリット

業務効率の向上

手作業を削減し、ミスのリスクを低減。例えば、応募者データの入力ミスや面接日程の調整ミスといった具体的な課題を防止できます。管理にかかる時間を短縮し、戦略的業務に集中可能。

採用体験の向上

候補者への迅速な対応が可能。スムーズな面接調整で候補者に好印象を与える。

データドリブンな採用活動

過去の採用データを活用し、より効果的な採用戦略を構築。KPIを明確化し、採用活動のパフォーマンスを可視化。

法令遵守とセキュリティ

個人情報を安全に管理。労働法や採用に関する法令を遵守。

採用管理システムを導入することで、業務効率が大幅に向上します。たとえば、応募者データの入力ミスや面接日程の調整ミスといった具体的な課題が防止でき、管理にかかる時間を短縮することで、より戦略的な業務に集中できます。また、候補者への迅速な対応やスムーズな面接調整により、採用体験が向上し、企業のイメージアップにもつながります。
さらに、過去の採用データを活用して効果的な採用戦略を構築できる点も魅力です。ATSを使えば、KPIを明確化し、採用活動のパフォーマンスを可視化することができます。法令遵守やセキュリティ面でも、個人情報を安全に管理し、労働法や採用に関する規制を遵守する体制を整えることができます。

採用管理システム(ATS)のデメリット

利用にはコストがかかる

初期費用や月額料金が発生。例えば、初期費用が十数万円〜、月額料金が数万〜10万円程度かかるケースがあります。特に中小企業にとっては、このコストが財政的な負担になる場合があります。規模や必要な機能に応じた選択が重要です。

操作習得に時間がかかる

伴走支援サービスを行っているものが多いですが、自社でシステムを使いこなすためのトレーニングが必要。使用初期段階での混乱や抵抗感もあり得る。

カスタマイズの限界

一部のシステムは企業独自の採用フローに対応しにくい。カスタマイズには追加費用が発生する場合も。

依存リスク

システムに依存しすぎると、システム障害時に業務が停止するリスクがある。

一方で、採用管理システムにはいくつかの課題も存在します。利用にコストがかかることは、その代表的な例です。導入するシステムによっては初期費用が数十万円から数百万円、月額料金が数万〜10万円程度かかるケースもあり、特に中小企業にとっては財政的な負担となる可能性があります。また、システムを使いこなすためには操作習得のための時間と社員教育が必要です。初期段階で混乱や抵抗感が生じる場合もあるため、研修を通じてスムーズな立ち上げを図ることが重要です。
さらに、一部のシステムは企業独自の採用フローに対応しにくい場合があります。カスタマイズ性が制限されている場合には、追加費用が発生することも考えられます。依存リスクも見逃せません。システムに過度に依存すると、システム障害時に業務が停止するリスクが伴います。

採用管理システム(ATS)が向いている企業

採用管理システムは、特に以下のような企業に向いています。

上記のような企業においては採用管理システム(ATS)の導入により、採用プロセスをより生産的に、かつ候補者体験を引き上げつつ成果へ向かうことができるでしょう。

採用管理システム(ATS)の導入で得られる便益

迅速な意思決定

データに基づいて選考プロセスを進めることで、迅速かつ正確な判断が可能になります。優秀な人材を競合他社より早く採用するためのスピード感を実現。

コスト削減

採用広告や人材紹介会社への依存を減らし、自社の採用活動を効率化。作業時間の削減により、人件費の削減も期待できます。

ブランドイメージの向上

候補者に対する迅速かつ丁寧な対応が、企業の信頼性を高めます。良好な採用体験は口コミやSNSでの評価にもつながります。

長期的な人材プールの形成

過去の応募者データを活用し、将来的な採用ニーズに応える準備が可能。再応募を促す施策を展開し、潜在的な人材プールを構築。

組織全体の生産性向上

採用活動が効率化されることで、他の部門も業務負担を軽減。適切な人材を迅速に採用することで、組織全体のパフォーマンス向上をサポート。

導入後の注意点

社員への教育を徹底

システム操作に慣れるための研修を実施。例えば、操作マニュアルの配布や動画チュートリアルの提供を行い、実践的なトレーニングを取り入れます。研修期間の目安は1〜2週間程度が一般的で、初期段階では専任担当者がフォローアップを行う体制を整えます。初期段階でのサポートを充実させ、スムーズな立ち上げを目指す。

業務フローの見直し

システム導入に合わせて、既存の採用業務フローを最適化。無駄な手順を省き、システムの効果を最大化。

継続的な評価と改善

定期的にシステムの運用状況を評価。新しい機能の追加や設定変更を行い、常に最適な状態を維持。

採用管理システムを導入した後の運用も重要です。社員への教育を徹底することで、スムーズな操作習得を目指します。具体的には、操作マニュアルや動画チュートリアルを提供し、1〜2週間程度の研修期間を設けるのが一般的です。また、システム導入に合わせて既存の業務フローを見直し、無駄な手順を削減することで、システムの導入効果を最大化します。継続的な評価と改善も忘れてはいけません。定期的にシステムの運用状況を評価し、新しい機能の追加や設定変更を行うことで、常に最適な状態を維持します。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

採用管理システム(ATS)は、採用プロセスの効率化やデータ活用を通じて、採用活動の質を大幅に向上させるツールです。特に、採用ボリュームが多い企業やデータドリブンな戦略を目指す企業にとって、大きな価値をもたらします。

しかし、導入には初期コストや社員教育などの課題も伴います。そのため、自社の採用プロセスや業務フローをしっかりと見直し、適切なシステムを選ぶことが成功の鍵となります。採用管理システムを上手に活用することで、より求める人材を効率的かつ迅速に確保し、企業全体の成長につなげていきましょう。

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siro編集部

siro編集部は株式会社siroのメンバーによって構成されるコンテンツ制作チームです。企業のHR領域に関するお役立ちブログやセミナー情報またケーススタディ、その他siroのカルチャーなどをお届けします。